Produktivitätssteigerung mit dem FOT-Prinzip

Sie wollen die Produktivität von Ihrem Team in kürzester Zeit erhöhen? Wir haben aus zig Studien zum Thema Teamwork, Teambuildung, Teamproduktivität, Teamverhalten und Teammotivation drei einfache konkrete Ansätze herausgefiltert, mit denen das gelingt: Fortschritt, Ownership und Transparenz, abgekürzt „FOT“.

Fortschritt

Wie oft hören wir „Wir machen Fortschritte“, wissen aber nicht, welcher Fortschritt genau gemacht und wie und wann dieser erreicht wurde. Meilensteine scheinen oft Meilen entfernt … 3 Monate, 6 Monate, 9 Monate? In der Zwischenzeit hat sich oft schon vieles (u.a. Technologie) verändert. Machen wir dem Team eine Freude: Planen wir mit häufigeren, kleineren und anregenderen Zielen:

  1. Der optimale Meilenstein ist eine Woche. Nennen wir ihn „Mikrostein“. Eine Woche ist kurz und häufig genug, um sich Errungenschaften des Teams zu merken, und lang genug, um bedeutungsvolle Aufgaben zu erledigen.
  2. Alle Aufgaben auf zwei Körbe verteilen: „Diese Woche“ und „Nicht diese Woche“. Größere Aufgaben werden so zerteilt, dass die Teilaufgaben innerhalb einer Woche erledigt werden können. Simplifizieren statt Priorisieren. Die Erfahrung zeigt, dass Aufgaben mit niedriger Priorität nie erledigt werden.
  3. Gemeinsam als Team, jeden Tag 30 Minuten (neue) Aufgaben und Hürden bewerten, dem entsprechenden Korb zuordnen und die Tages-Erfolge feiern. Es ist wesentlich motivierender, häufiger kleinere Erfolge einzufahren als selten mal einen einzigen Großen.

Ownership

Für die Teammoral ist das Gefühl des „Dazugehören“ von unschätzbarer Bedeutung. Die individuelle Beteiligung spielt dabei eine wichtige Rolle. Erfolgreiche Teams fördern Beteiligung indem sie:

  1. Aufgaben und Hürden rechtzeitig erkennen und in einem geteilten Medium festhalten (Whiteboard, Datenbank, Sharepoint, o.ä.).
  2. Aufgaben und Hürden in den täglichen 30-Minuten-Meetings diskutieren.
  3. Aufgaben und Hürden dem richtigen Korb zuordnen, was automatisch auch die Erledigungsfrist bestimmt.
  4. Jede Aufgabe oder Hürde einem Teammitglied zuweisen, der als Owner verantwortlich für die Erledigung ist und befugt ist, andere hinzuzuziehen.
  5. Errungenschaften im Team kommunizieren und die vielen kleinen Erfolge feiern.

Achtung! Es gibt Fallen:

  • Viele Stunden über Entscheidungen oder Planungen diskutieren. Teamwork bedeutet nicht Basisdemokratie. Auch das Delegieren von Entscheidungen und Planungen gehört dazu. Bei Bedarf kann man sie später noch verändern.
  • Das Ego. Für die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben muss das Team dem Owner vertrauen können. Falls er/sie, aus welchem Grund auch immer, nicht (rechtzeitig) liefern kann, soll er/sie schnellstmöglich Hilfe ersuchen. Vertuschungen gibt es nicht mehr!

Transparenz

Transparenz sorgt dafür, dass alle Teammitglieder zu jederzeit wissen, wer wann woran arbeitet. Am Arbeitsplatz ist Transparenz jedoch oft noch ein Fremdwort. Privacy- und Security-Issues treiben die wichtigsten Bedenken. Das wird sich allmählich verändern, wenn immer mehr Kunden, Lieferanten und andere Partner sich in die „Cloud“ begeben.

Für viele Mitarbeiter ist private Transparenz heute schon die Normalität (Stichwort: Social Media). Sich engagieren, unmittelbares Feedback, Wissen teilen, schnelle Antworten und Mobilität gehören für immer mehr Menschen zum Alltag. Es liegt daher auf der Hand, solche interaktiven Medien auch für die Produktivitätssteigerung von Teams zu nutzen (z.B. Yammer).

„Up-to-minute“ Übersichten von Aktivitäten für Projekte, Kunden, Prozesse oder Produkte, z.B. mit Hilfe eines Kanban-Boards, stehen allen (autorisierten) Beteiligten rund um die Uhr zur Verfügung. Damit gehören wöchentliche Statusberichte, lange E-Mails und zeitraubende Meetings der Vergangenheit an.

 

Während der Apollo 13 Simulation können die Teilnehmer
erleben und lernen, wie das FOT-Prinzip konkret funktioniert.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir zeigen Ihnen wie!